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Tecnologia

Assinatura eletrônica x assinatura digital: você sabe quais são as diferenças?

Entenda as diferenças entre as duas tecnologias e saiba como elas podem ajudar na transformação digital das empresas

Pouco a pouco, as transações em papel estão sendo eliminadas. A necessidade de fechar negócios com garantia de monitoramento, armazenamento, segurança e agilidade fez com que alternativas mais confiáveis surgissem para suprimir processos dispensáveis, cortar custos e ampliar lucros. Mas na hora de pesquisar sobre tais recursos, é comum a dúvida sobre os aspectos de assinatura eletrônica x assinatura digital. Você saberia diferenciá-las?

Embora correlacionadas e ambas dotadas de valor jurídico, as expressões definitivamente não são sinônimas, tampouco tecnologias usadas para fins idênticos. A verdade é que, como parte imprescindível da transformação digital, entender como essas assinaturas funcionam ajuda a aplicá-las corretamente.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para esclarecer as principais distinções entre as duas tecnologias. 

Como a tecnologia tem impactado a realidade das empresas?

Em uma era em que poucos minutos já podem representar a diferença entre fechar ou perder um grande negócio, não faz mais sentido desperdiçar dias (ou até semanas) para coletar assinaturas em um contrato. Da mesma maneira, é incoerente trocar a produtividade por sucessivos reconhecimentos de firma para os documentos corporativos. Manter-se vulnerável a fraudes nas assinaturas no papel também não tem mais lógica.

Por essas e outras, uma plataforma de gerenciamento das etapas de contratação de ponta a ponta é crucial para a sobrevivência de qualquer negócio nos dias de hoje, onde a concorrência é brutal e novas empresas surgem a todo momento.

Diante dessa realidade, tecnologia e inovação se tornam atributos indispensáveis para o sucesso empresarial, sobretudo no atual mercado, em que é latente e crescente a demanda por processos mais ágeis, seguros e econômicos. É justamente nesse ponto que a assinatura digital e assinatura eletrônica mostram toda sua relevância.

O que é assinatura eletrônica?

Para sanar todas as dúvidas sobre o tema, a primeira informação que deve ficar clara é que assinatura eletrônica é um gênero do qual a digital é a espécie. Não entendeu?

Vamos explicar: assinatura eletrônica é um termo amplo, que envolve todos os tipos de firma que usam os meios eletrônicos como validação. Exemplos dessa tecnologia são a assinatura mediante senha, aquela que você usa para consolidar operações bancárias, e a assinatura digital.

Basicamente, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Seja com a digitação de um código de segurança para confirmar uma transferência bancária, seja por meio de um certificado digital para efetuar operações no site da Receita Federal, a validação eletrônica assegura mais proteção às operações, mais velocidade no fechamento de negócios, mais praticidade e economia de custos — com papéis, toners e demais materiais de escritório. 

Uma boa plataforma permite usar as mais variadas formas de assinatura eletrônica — tais como token, SMS, geolocalização, usuário + senha, código, entre outras. Nas funções diárias, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de documento.

Por apresentarem valor jurídico, elas podem ser utilizadas no fechamento de contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, formulários de RH, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura de serviços, operações bancárias, notificações jurídicas, contratação de planos de saúde, além de inúmeras outras possibilidades.

O que você tem que guardar é que a adoção desse formato agiliza significativamente a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tempo em que garante a integridade e a autenticidade das partes.

O que se pode entender por assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica para garantir uma proteção extra na autenticidade das documentações. Considerando os níveis de segurança entre os tipos de assinaturas existentes, temos a digital com grau máximo de autenticação, seguida pelas demais categorias de assinatura eletrônica até chegar à assinatura no papel, a mais vulnerável e burocrática de todas.

A assinatura digital emprega um par de chaves:

  • a chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo;
  • a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

As codificações são diferentes em cada assinatura, e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura já realizada. É importante ressaltar que tudo isso é chancelado por uma Autoridade Certificadora.

Tal entidade é devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, fornecedora de certificados no padrão ICP-Brasil.

Para assinar digitalmente um documento, é necessário ter um certificado digital. Lembrando que, desde julho de 2018, esse recurso é obrigatório para empresas com mais de um funcionário e pode ter validade variando entre 1 e 3 anos, de acordo com a necessidade de cada negócio. O certificado é indispensável para alguns procedimentos específicos, como a emissão da nota fiscal eletrônica.

Quais as semelhanças entre os dois tipos?

Apesar de estarmos nos referindo a dois conceitos distintos, como já destacado, não há como negar que a assinatura eletrônica e a assinatura digital apresentam uma série de semelhanças. Inicialmente, um dos principais pontos em comum dessas tecnologias é a sua validade jurídica.

Com a edição da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, ambas as modalidades passaram a ser juridicamente válidas para a prática de todo tipo de ato. Além disso, é preciso destacar que assinatura eletrônica e assinatura digital estão inseridas na realidade da transformação digital, cujos valores mais marcantes estão relacionados a:

  • desburocratização;
  • sustentabilidade;
  • segurança;
  • eficiência operacional;
  • mobilidade;
  • conectividade;
  • transparência;
  • confiabilidade.

Todos esses atributos são compartilhados pelos dois modelos de assinatura. Por essas e outras razões, cada vez mais se percebe a inserção do padrão digital no cotidiano das empresas e, também, no das pessoas.

Assinatura digital é o mesmo que assinatura digitalizada?

É importante destacar que assinatura digital e assinatura digitalizada são conceitos completamente diferentes. O primeiro diz respeito a um processo automatizado para a validação da firma de um signatário com base em algoritmos e criptografia.

A assinatura digital tem base nos princípios de autenticidade, integridade, confidencialidade, não repúdio (não deixa dúvidas quanto a seu remetente) e tempestividade (Autoridade Certificadora pode averiguar data e hora da assinatura de um documento).

Já a assinatura digitalizada é apenas uma assinatura no papel submetida ao processo de digitalização (escaneamento), sem qualquer validade jurídica.

Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Como abordamos acima, toda assinatura digital é também uma assinatura eletrônica, mas o inverso não é verdadeiro. Isso quer dizer que o conceito de assinatura eletrônica é bem mais amplo do que o conceito da modalidade digital.

Para entender o que isso significa, basta pensar da seguinte forma: no formato eletrônico, existem várias maneiras possíveis de o titular da assinatura reconhecer a validade do acordo feito entre as partes. Dentre elas, destacam-se a biometria, o reconhecimento facial, os tokens ou senhas e até mesmo as assinaturas de próprio punho (que podem ser desenhadas diretamente na tela de um dispositivo móvel ou ter sua imagem carregada diretamente na plataforma de assinatura).

Já a assinatura digital é um dos tipos existentes de assinatura eletrônica. No entanto, dentro desse grande grupo, ela se caracteriza por utilizar regras de criptografia específicas e somente ser reconhecida se realizada por meio de um certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil emitido por uma autoridade certificadora.

Quais são as soluções disponíveis no mercado?

Presentes entre as opções oferecidas pela DocuSign, as assinaturas eletrônicas podem ser feitas por meio de um endereço de e-mail, de certificados digitais, de tokens, de certificados de selo de hora brasileira, da conta da DocuSign, do Federado/SSO, do código de acesso, de SMS, de telefone/voz, de identificação social, de identificação de terceiro, de certificados digitais DocuSign e da autenticação em pessoa.

No entanto, por mais que a assinatura digital possa ser aplicada a todo tipo de arquivo, a maioria deles não precisa desse nível de autenticação. Na prática, a assinatura eletrônica já costuma ser mais que suficiente para validar contratos e consolidar documentos.

Atualmente, existem três formatos possíveis de assinaturas eletrônicas disponíveis. O que os diferencia é a forma como cada assinatura é verificada, bem como a sua validade jurídica.

Como têm objetivos e propostas diferentes, é importante identificar qual dos modelos atende melhor à necessidade de cada empresa ou profissional. A seguir, entenda a diferença entre a assinatura eletrônica simples, a assinatura eletrônica avançada e a assinatura eletrônica qualificada.

Assinatura eletrônica simples

Esse tipo de assinatura eletrônica exige que um meio eletrônico seja utilizado para a identificação do signatário, como dados simples, a exemplo do CNPJ, do endereço de e-mail do titular, de um PIN predefinido, entre outros. As evidências de autenticação da assinatura simples são consideradas válidas em juízo para a maior parte dos casos de uso comerciais no Brasil (equivale à assinatura eletrônica da MP 2.200-2) e em mais de 180 países do mundo.

Assinatura eletrônica avançada

Já nesse caso, a modalidade utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido. Neste caso, a assinatura precisa respeitar as seguintes característica:

  • a assinatura está associada ao signatário de maneira unívoca;
  • a criação da assinatura eletrônica é realizada por meio de dados que o signatário possa operar sob controle exclusivo, com elevado nível de confiança; e
  • a assinatura está relacionada aos dados a ela associados de tal forma que qualquer modificação posterior é detectável.

Assinatura eletrônica qualificada

Essa modalidade requer a utilização de um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil. Em essência, é o que se chama de assinatura digital. Ao ser associada a um certificado digital pré-estabelecido pela legislação (neste caso a brasileira), a assinatura ganha uma nova camada de segurança quanto à validação das partes envolvidas, já que cada certificado pertence a uma pessoa física ou jurídica em particular. Embora ganhe mais fatores de autenticação, seu uso é requerido apenas em alguns casos específicos quando regulado por legislações de mercado, como no caso do setor financeiro.

No momento de escolher a plataforma mais adequada para construir a sua assinatura eletrônica, é importante verificar como são feitas a validação e a confirmação de segurança das informações dos documentos. A boa notícia é que um arquivo colocado na plataforma da DocuSign é criptografado e pode ser assinado tanto digital quanto eletronicamente, de acordo com a demanda.

Todo o processo é registrado para garantir transparência e assegurar aos signatários que todas as alterações feitas serão gravadas em um histórico, impossibilitando a ocultação de qualquer modificação.

Desse modo, a integridade é mantida em todas as fases, ajudando também a eliminar a burocracia e os gastos com papel, enquanto aumenta a confiabilidade nos processos envolvendo a administração da empresa. No fim das contas, a assinatura eletrônica ou a digital são apostas certeiras.

O fato é que, com o rápido avanço tecnológico na atualidade, as assinaturas eletrônicas continuam evoluindo para garantir a proteção dos usuários, sejam eles empresas, sejam eles pessoas físicas. Cada vez mais complexas, as formas criptográficas asseguram a autenticidade dos documentos.

O crescimento da procura por ambas as ferramentas é proporcional à necessidade de evitar fraudes e de garantir acesso a um recurso confiável, o que vem se tornando prioridade. Abaixo, temos um vídeo que demonstra como é de fácil manuseio e todo o poder das plataformas da DocuSign:

Essas assinaturas estão amparadas em qual lei?

A legislação brasileira disciplinou a assinatura eletrônica, de maneira mais ampla, englobando todas as suas modalidades — inclusive a assinatura digital. Tal regulamentação se deu por meio da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, conforme os termos de seu artigo 10:

Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

  • 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil.

Os meios eletrônicos de assinatura já são adotados até mesmo nos órgãos públicos. Em alguns deles, como no Judiciário, essa aplicação acontece há mais de 10 anos! Veja o que nos diz o artigo 2º da Lei Federal 11.419, de 2006:

O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.

Quais os benefícios de usar assinaturas eletrônicas?

Por se tratar de conceitos altamente inovadores e alinhados aos atuais padrões do mercado, assinatura digital e assinatura eletrônica agregam uma série de benefícios e diferenciais importantes — especialmente quando se considera a realidade dos negócios. Confira, a seguir, algumas das suas principais vantagens!

Redução significativa de custos

O emprego da assinatura eletrônica é capaz de reduzir drasticamente as despesas com materiais de escritório. A razão por trás disso é que o uso de tal tecnologia serve de base para a completa digitalização da empresa, eliminando a necessidade de papéis, impressoras, toners e tudo mais relacionado com a impressão e o armazenamento de cópias físicas.

Pense bem: sem papel, é dispensada também a compra frequente de cartuchos e toners, bem como a aquisição de materiais — como pastas e caixas — e o espaço para arquivamento. Isso sem falar na diminuição de custos com a conta de energia, uma vez que as repetidas impressões e os escaneamentos podem se mostrar como verdadeiros vilões da conta de luz. 

Um bom exemplo de empresa que reduziu custos é a Riachuelo, empresa de varejo, que antes de usar a DocuSign, o setor jurídico demorava cerca de 20 a 45 dias para finalizar um contrato. Com a implementação da assinatura eletrônica, 75% dos documentos são assinados em até sete dias. “Com isso, foi possível ter uma economia de gastos, já que o custo do envio de um envelope via DocuSign é bem menor do que o gasto de uma assinatura física, com toda a papelada e motoboy”, explica Denis Pavin executivo da empresa.

Além da redução de tempo e custos com papel, o processo para assinar documentos com fornecedores se tornou mais rápido e não foi necessário suporte devido à solução ser intuitiva. A troca dos documentos também se tornou mais segura, já que o monitoramento em tempo real permite visualizar toda a trajetória do contrato, identificar os destinatários e realizar possíveis alterações antes de finalizar o contrato.

Compromisso com a sustentabilidade

Se, por um lado, a redução de papel representa a diminuição de custos, por outro, implica uma sinalização do mercado em respeito à preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era em que 85% dos consumidores brasileiros afirmam preferir empresas que afetem positivamente a sociedade ou o meio ambiente. 

Um exemplo de companhia preocupada com a sustentabilidade é a MRV, que, com a implantação da assinatura eletrônica da DocuSign, imprimiu maior agilidade na conclusão das mais de 50 mil unidades vendidas em 2020, estimulando a diminuição do tempo de assinatura de contratos de 30 para até dois dias em média — além da economia de mais de R$ 260 mil em custos com papel.

O custo de logística por carta também caiu de R$ 9,20 para R$ 5,25, um total de 43% de redução, sendo que a quantia atual corresponde apenas ao custo com documentos digitais. “Tivemos a viabilização do negócio durante a crise de COVID-19. Não seria possível fazer negócios sem o processo da assinatura eletrônica”.

Melhorias na gestão de dados

Se todas as suas tramitações documentais são feitas pela web, mediante assinatura eletrônica, todos os seus arquivos são centralizados na nuvem. Isso simplifica e agiliza o processo de busca de documentos (mesmo os mais antigos), além de permitir uma melhor organização dos contratos existentes.

Isso colabora para uma gestão de dados de excelência, um detalhe que faz muita diferença em um universo corporativo de alta competitividade.

Aumento da produtividade

A Vindi é uma plataforma de pagamentos que conseguiu elevar exponencialmente a sua produtividade com os meios eletrônicos de assinatura. Em 2015, o tempo médio de assinatura de um contrato era de três dias.

Hoje, esse timing é de apenas um dia, o que representa 67% de redução. É isso mesmo: a assinatura eletrônica e as demais ferramentas de validação de autoria trazem um aumento considerável para a produtividade, alavancando o seu negócio ao patamar da excelência.

Como é feita a segurança de cada uma delas?

Sem dúvida alguma, um dos principais benefícios das assinaturas eletrônicas se refere à questão da segurança. A confiabilidade e a integridade conferidas por tal tecnologia, hoje em dia, são o que tem levado muitas empresas a investirem nos meios digitais, modernizando os seus processos e “rompendo” com metodologias ultrapassadas.

No entanto, uma dúvida que pode surgir diz respeito ao modo como a assinatura digital e a assinatura eletrônica garantem tal proteção.

As plataformas de assinatura eletrônica confiáveis, utilizam certificações de primeira classe de segurança mundial, além de ter produtos construídos com bases de tecnologia criptográficas. No que se refere a validação da identidade do signatário, pode-se utilizar diferentes meios de garantir a autenticação, como o uso de senha, a biometria e o próprio certificado digital. Em regra, as plataformas de assinatura eletrônica garantem a segurança e a autenticidade das informações por meio do confronto de dados pessoais e de evidências das partes envolvidas.

Em relação à assinatura digital, há a exigência do uso do certificado digital que vincula exclusivamente o usuário ao documento que é utilizado para validar sua identidade. É a partir da Certificação Digital — a qual funciona com complexas fórmulas matemáticas e de chaves criptográficas — que se verifica a autenticidade de um documento ou de um ato validado com uma assinatura digital.

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Samuel Nascimento

Natural de Paraguaçu Paulista, terra de Erasmo Dias, Liana Duval e Nho Pai. Graduado em Análise e Desenvolvimento de Sistemas e cursando Engenharia da Computação; Empreendedor na área de Marketing Digital; Ciclista; Músico Violinista; Organizador do Festival de Música de Paraguaçu Paulista e Spalla da Orquestra Jovem de Paraguaçu Paulista.

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